1. ONDERWERP

WILD GALLERY NV machtigt de Klant, voor de hierna vastgestelde bepaalde duur, om de in de offerte beschreven ruimten die zich in het gebouw van “WILD GALLERY”, bevinden te Gerijstraat 11, 1190 Brussel, bestaande uit de infrastructuur ervan, de er bijbehorende diensten en de toegang (hierna ook de ”Diensten” genoemd), voor professionele doeleinden te gebruiken. In onderhavig geval worden de Diensten overeengekomen om de Klant toe te laten de volgende activiteit, onder zijn volledige en uitsluitende aansprakelijkheid en voor de hierna vastgestelde duur, te organiseren: het evenement (hierna benoemd als “de Activiteit”). Tijdens de duur van deze overeenkomst zal de Klant, in het kader van de Activiteit, geen enkele wijziging, verbouwing of herstelling, van welke aard of van welke omvang ook, mogen aanbrengen aan de lokalen waartoe hij toegang heeft, zonder de voorafgaande en schriftelijke toestemming van WILD GALLERY NV. Het is strikt verboden om deze lokalen onder te verhuren of de rechten van deze overeenkomst, volledig of gedeeltelijk, af te staan. In het algemeen moeten de toegang tot deze lokalen, het betrekken ervan, het gebruik van de infrastructuur en van de aangeboden diensten als een goede huisvader plaats grijpen.

2. DUUR

De Klant zal toegang tot de Diensten hebben vanaf 8.00 uur ‘s morgens op de datum van de opbouw of het evenement. De Diensten eindigen om 8:00 uur op de dag volgend op de datum van de afbouw of het evenement. Voor zover de lokalen beschikbaar zijn, kan de toegang tot de loading bay de dag voor de opbouw of het evenement en de dag na de afbouw of het evenement worden toegestaan, mits WILD GALLERY NV daarmee vooraf en schriftelijk heeft ingestemd, en alleen om er materiaal op te slaan voor de Activiteit die de Klant er rechtsgeldig zal organiseren. Indien de Activiteit echter eerder begint of later eindigt dan 8.00 uur, is dit enkel mogelijk met voorafgaande schriftelijke toestemming van WILD GALLERY NV.

3. PRIJZEN

De prijs van de Diensten wordt in detail vermeld in deze offerte en kan het volgende omvatten, maar is niet beperkt tot : de terbeschikkingstelling van de ruimte ; de kosten voor het gebruik van de bestaande technische installatie; de kosten voor de schoonmaak na het gebruik van de zalen en van de rechtstreekse omgeving ervan; de aanwezigheid of beschikbaarheid van een Site Manager; de gereserveerde plaatsen van de ondergrondse parking van het Ministerie van Financiën op niveau -1 of op de externe parking; de aanwezigheid of beschikbaarheid van minimum 2 parking boys per gereserveerde parking; de aanwezigheid of beschikbaarheid van veiligheidsagenten; de kosten m.b.t. het sanitair; de verwarmingskosten; de kosten voor warm en koud water; de elektriciteitskosten; de brandverzekeringspremie; de catering; de organisatie en coördinatie van uw evenement.

Onverminderd alle andere eventuele schadeloosstelling zal de kostprijs van de schade die is aangericht (vb.: scheuren, vlekken of verbrandingen op het volle tapijt en/of gordijnen, gebroken stoelen, schade door het gebruik van kaarsen, …) door de Klant of door de personen voor wie hij verantwoordelijk is, onmiddellijk worden afgetrokken van de borgstelling, waarbij het eventuele saldo aan de Klant zal worden teruggeven. In voorkomend geval zal een foto van de vastgestelde schade binnen de 72 werkuren na de Activiteit aan de Klant overgemaakt worden. Het beschadigd materiaal zal gedurende diezelfde termijn in de WILD GALLERY behouden worden.

Elke betwisting omtrent de uitvoering van de Diensten moet aan WILD GALLERY NV per aangetekende brief met bewijs van ontvangst ten laatste 2 dagen na de Diensten worden meegedeeld. Elke betwisting betreffende de uiteindelijke afrekening zal per aangetekende brief met bewijs van ontvangst ten laatste 5 dagen na het ontvangen van de afrekening moeten worden meegedeeld. Bij gebrek aan gedetailleerde en gegronde betwisting binnen deze termijn zal de uiteindelijke afrekening als volledig aanvaard beschouwd worden.

4. BETALING

Bij de overhandiging van de ondertekende offerte of door schriftelijke bevestiging daarvan, op welke wijze dan ook, zullen de verbintenissen van beide partijen als vast en onherroepelijk worden geacht. De overeenkomst tussen de Klant en WILD GALLERY NV zal dan als afgesloten worden beschouwd. De prijs van de Diensten zal betaald worden als volgt:

  • 60% voorschot (van de overeengekomen prijs of budget op deze datum) bij de ondertekening van deze overeenkomst;
  • het saldo, d.w.z. 40% (van de overeengekomen prijs op deze datum), uiterlijk acht dagen vóór het begin van de datum voorzien voor de terbeschikkingstelling van de infrastructuur;
  • het saldo achteraf, met inbegrip van de werkelijk geleverde diensten en de verschillende verbruiken. Deze factuur wordt maximaal 30 dagen na het evenement opgesteld.

De reservering mag in hoofde van WILD GALLERY NV pas als bindend beschouwd worden na een effectieve en integrale betaling van het eerste voorziene voorschot. Als deze betalingsvoorwaarden niet integraal worden nageleefd, zal WILD GALLERY NV gerechtigd zijn om de levering van de Diensten, met meer bepaald de toegang tot de lokalen, te weigeren.

Uiterlijk bij de toelating van de toegang tot de infrastructuur zal de Klant, in handen van WILD GALLERY NV, in contanten en tegen ontvangstbewijs, een borg van 2500€ gesteld moeten hebben, dewelke pas aan de Klant zal worden teruggegeven na de raming van de eventuele schade en de definitieve afrekening van de gebruikskosten. Als de Klant deze waarborg niet binnen de aangeduide termijnen en onder de aangegeven vorm heeft gesteld, zal WILD GALLERY NV de levering van de Diensten, met meer bepaald de toegang tot de infrastructuur, mogen weigeren. Bovendien leidt niet-betaling op de vervaldag automatisch en zonder voorafgaande ingebrekestelling tot de debitering van achterstandsrente ten belope van 1% per maand op elk onbetaald bedrag tot de datum van betaling. Verder is de klant bij laattijdige betaling van rechtswege een bedrag verschuldigd dat gelijk is aan tien procent (10%) van het nog verschuldigde bedrag, met een minimum van vijftig (50) euro per factuur, onverminderd de eventueel verschuldigde juridische kosten en andere vergoedingen in geval van een gerechtelijke procedure.

5. ANNULERING

Ingeval deze overeenkomst geannuleerd wordt, om welke reden dan ook (uitgezonderd de overmacht, de zware fout of bedrog van WILD GALLERY NV), zal de volgende forfaitaire verbrekingsvergoeding aan WILD GALLERY NV verschuldigd zijn:

  • Indien de annulatie meer dan 8 kalenderdagen voor de Activiteit door WILD GALLERY NV met voldoende zekerheid gekend is: 60% van de op deze datum overeengekomen prijs of budget;
  • Indien de annulatie pas binnen de laatste 8 kalenderdagen voor de Activiteit door WILD GALLERY NV met voldoende zekerheid gekend is: de totaliteit van de op deze datum overeengekomen prijs of budget.

Indien, in geval van overmacht van tijdelijke of permanente aard, de Diensten moeten worden geannuleerd, kan de Klant het evenement uitstellen tot een datum binnen 3 maanden na het verdwijnen van het geval van overmacht, onder dezelfde voorwaarden (en in dit geval het voordeel van voorschot behouden), en dit, binnen de grenzen van de beschikbaarheid van de Services, of verzaken in het voordeel van WILD GALLERY NV tot het betaalde of verschuldigde voorschot. Alle kosten die door WILD GALLERY NV werden gemaakt zullen integraal verschuldigd zijn. Bovendien zal WILD GALLERY NV in geen enkel geval gehouden zijn tot het betalen van enige schadevergoeding. Desgevallend zal WILD GALLERY NV er alles aan doen om het grootste gedeelte van de kosten die nog niet zouden zijn gemaakt bij de leveranciers te recupereren.

6. VERZEKERINGEN

De Klant geniet van een afstand van verhaal wat betreft de algemene brandverzekering voor het gebouw en zijn inhoud dat door WILD GALLERY NV tot zijn beschikking wordt gesteld. De Klant moet alleszins verzekerd zijn wat betreft zijn burgerlijke aansprakelijkheid voor de Activiteit en moet alsook een voldoende verzekering voorzien betreffend zijn eigen materiaal en het materiaal dat eigendom is van zijn leveranciers. De Klant zal ook verzekerd moeten zijn voor alle schade die aangericht zou zijn aan de buren van de installaties tijdens de Activiteit door hem of door alle personen die deelnemen aan zijn Activiteit.

7. AANSPRAKELIJKHEID

WILD GALLERY NV zal uit hoofde van deze overeenkomst geen enkele aansprakelijkheid van welke aard ook kunnen oplopen, uitgezonderd de aansprakelijkheid die de wet haar op een dwingende wijze ten laste zou kunnen leggen; haar enige verbintenis bestaat erin de Diensten vrij en volledig ter beschikking te stellen van de Klant onder de in deze offerte vermelde voorwaarden. In geen geval zal WILD GALLERY NV aansprakelijk gesteld kunnen worden, noch lastig kunnen worden gevallen, voor het feit dat de Diensten, met inbegrip van het betrekken van de lokalen, niet kunnen worden verstrekt om een reden die te wijten is aan de Klant, zoals, bijvoorbeeld, een elektriciteitspanne als gevolg van de overbelasting van het interne netwerk, de niet-naleving van de reglementeringen die zijn opgelegd door de overheid als gevolg van het betrekken van de lokalen of van de geplande activiteit, en zo meer. In dezelfde zin zal WILD GALLERY NV niet aansprakelijk zijn voor toeval (bijvoorbeeld elektriciteitspanne van de sector) of overmacht, noch voor een technisch incident of een panne die zich tijdens de Diensten voordoet. Niettemin zal WILD GALLERY NV zich inspannen om hieraan te verhelpen, met inachtneming van de mogelijkheden en de beschikbaarheden van de beroepsmensen waarop een beroep wordt gedaan om de panne te herstellen. WILD GALLERY NV zal niet aansprakelijk worden gesteld in geval van diefstal of de degradaties door vandalisme binnen of buiten de zaal.

De Klant zal alle passende maatregelen moeten treffen om de lokalen en de directe omgeving (parkeerwachters en veiligheidsdienst aan de ingang, enz.) te behoeden voor diefstal en beschadiging. Vooraleer de infrastructuur binnen te treden zal de Klant het recht hebben om de staat van de lokalen en die van de infrastructuur na te kijken. Om ontvankelijk te zijn moet iedere opmerking schriftelijk door de Klant worden gemaakt vóór het begin van de Diensten. Bij afwezigheid van de Klant, wordt de plaatsbeschrijving aan hem opgelegd en wordt deze niet verder betwist.

8. VEILIGHEID

Luidens de wet van 10 juli 2006, publiceert het Orgaan voor de Coördinatie en de Analyse van de Dreiging (OCAD) dreigingsevaluaties via het crisiscentrum. Daarnaast biedt de federale politie een overzicht aan in de mate dat ze de “openbare orde” aanbelangen. Deze evaluatie zal het niveau van de dreiging bepalen op basis van een gedetailleerde beschrijving van de ernst en de waarschijnlijkheid van het gevaar of de dreiging, alsmede de veiligheidsmaatregelen ter vermindering van de risico’s en schade, dit alles met het oog op het succes van uw Activiteit.

Afhankelijk van het niveau van de dreiging, zal de Dienstverlener standaard veiligheidsmaatregelen aanraden die door de Klant waargenomen en gedragen zullen worden. De Klant heeft het recht om deze lijst te allen tijde als advies op te vragen bij WILD GALLERY NV. Standaar zal een voldoende aantal bewakingsagenten, uitsluitend bepaald door WILD GALLERY NV, worden gereserveerd op kosten van de Klant voor elke dag van de Activiteit. Het aantal bewakers kan toenemen naargelang de duur, het aantal genodigden en het evenementtype. Dit op kosten van de Klant.

9. ANDERE DIENSTEN

De leveranciers van de Dienstverlener zijn vermeld enkel ter informatie en maken geen enkele verplichting uit voor de Klant om met hen te handelen. De Klant is vrij om zijn eigen leveranciers te kiezen voor elke andere dienst die hij nuttig zal achten, met uitzondering van de parking boys, de veiligheidsagenten, het schoonmaakpersoneel en de Site Manager die door de Dienstverlener worden opgelegd. De Klant zal verantwoordelijk zijn voor alle leveranciers die hij gekozen heeft.

10. EVENTUELE TUSSENKOMSTEN – DIVERSEN

A. Worden eveneens ter beschikking van de Klant gesteld gedurende de Diensten: het volgende meubilair: 1 welkom desk, 1 podium, 1 houten speaker desk, 150 Trix-stoelen, 800 kleerhangers

B. Alleen de voertuigen van de traiteurs worden op de aangrenzende binnenplaats toegelaten.

C. De Klant zal erop letten al het meegebrachte materiaal terug te nemen.

D. De Klant zal erop letten dat alle leveranciers de properheid van de lokalen respecteren en het meegebrachte materiaal terugnemen. Elk vuilnis blijvend na het vertrek van de laatste leverancier zal door de kuisploeg van WILD GALLERY NV worden behandeld en aan de Klant gefactureerd worden.

E. Zowel de Klant als de leveranciers zullen erop letten de tapijten vloerbedekking te beschermen tegen vervuiling of beschadiging. Bij enige vorm van schade, zal de Klant hiervoor worden aangerekend. Indien de Klant wenst enkele tapijten tegels te laten verwijderen, kan dit tegen betaling.

F. Aan de traiteurs die niet op onze voorkeurslijst staan, vragen wij dat zij onze conventie van 1 dag ondertekenen om aan dezelfde voorwaarden als de cateraars van de lijst te voldoen.

G. Voor zijn vertrek zal de traiteur al het voedselafval in de keuken opkuisen alsook in alle door de Activiteit bezette ruimtes.

H. Geen subversieve activiteiten die in strijd zijn met de openbare orde of met de goede zeden zullen worden toegelaten.

I. De Klant zal het totale rookverbod conform de toepasselijke wettelijke bepalingen naleven: volgens artikel 2 van het Koninklijk Besluit dato 13/12/2005 is het verboden te roken binnen de muren van openbare instellingen. Het is ook verboden te roken in de voor het publiek toegankelijke plaatsen. Aan de ingang en binnen ieder vertrek moet een rookverbodsignalisatie, in overeenstemming met de voorschriften van de Minister van Volksgezondheid, worden geplaatst. Op deze manier zal iedere aanwezige persoon kennis kunnen nemen van het rookverbod. Ieder element dat zou kunnen aanzetten tot roken of zou kunnen doen vermoeden dat roken toegelaten is, is verboden.

J. In het kader van de organisatie van een feest voor jongeren is de aanwezigheid van minimum 1 toiletjuffrouw en 6 veiligheidsagenten, of 1 veiligheidsagent per 100 personen afhankelijk van het type evenement, verplicht gedurende het evenement, geboekt via de partners van de Wild Gallery (bvb. feesten zoals rallys, techno/electro/R&B, … gala’s, dansfeesten voor jongeren, …) en ten laste van de Klant. Er wordt van de Klant geëist dat hij een veiligheidsplan aan WILD GALLERY NV voorstelt uiterlijk één maand voor de datum van de Activiteit. Dit plan zal rekening moeten houden met de maatregelen die voorzien zijn voor het respect van de buurtbewoners, o.a. om het lawaai van de buitenstaande rokers te vermijden, om te voorkomen dat jongeren in staat van dronkenschap willen rijden en om te vermijden dat de genodigden zich in delen van het gebouw begeven die hen niet toegestaan zijn.

11. BELASTINGEN EN TAKSEN

Alle belastingen, taksen, bijdragen of lasten van eender welke aard, hetzij privé, hetzij van overheidswege (met inbegrip van SABAM en de aanverwante rechten), die op de lokalen worden geheven uit hoofde van deze overeenkomst of uit hoofde van de manier waarop de lokalen worden betrokken, zijn en blijven, volledig en uitsluitend, ten laste van de Klant, tot ontlasting van WILD GALLERY NV. De btw is ten laste van de Klant en moet worden gevoegd bij de in deze overeenkomst vermelde bedragen.

12. TOEPASSELIJK RECHT – GESCHILLEN

Alleen het Belgisch recht is van toepassing op deze overeenkomst en de uitvoering ervan. Ieder geschil dat de partijen niet in der minne zouden kunnen regelen, valt onder de bevoegdheid van de Rechtbanken van Brussel.